Na czym polega kontrola projektów unijnych?

Najczęściej kontrola projektu unijnego przeprowadzana jest w miejscu realizacji projektu lub w siedzibie firmy beneficjenta. Uprawnione instytucje mogą przeprowadzać kontrole uprzednie, kontrole w trakcie realizacji projektu, na zakończenie realizacji projektu, jak również tzw. kontrole trwałości projektu, po jego zakończeniu. W przypadku realizowania kilku projektów współfinansowanych ze środków unijnych może zostać przeprowadzona także kontrola krzyżowa, mająca na celu zweryfikowanie, czy w ramach kilku projektów nie realizowano tych samych wydatków.

Podstawowym zadaniem organów kontrolujących jest sprawdzenie, czy informacje wskazane przez wnioskodawcę ubiegającego się o dofinansowanie są zgodne ze stanem faktycznym, jak również, czy proces realizacji projektu przebiega zgodnie z założeniami oraz przepisami prawa. Instytucje kontrolujące interesuje między innymi czy wydatki wyszczególnione w projektach zostały poniesione, czy wydatki nie były podwójnie finansowane, czy beneficjent dysponuje kompletną dokumentacją dotyczącą realizacji projektu unijnego, czy cele projektu są realizowane, a nawet czy projekt jest właściwie promowany.

Jednak kontrola projektów unijnych nie ma za zadanie jedynie nadzorować, ale też wspierać beneficjentów w rozwiązywaniu problemów i w sprawnym wypełnieniu planów inwestycyjnych. Dlatego warto ją potraktować jak pretekst do uporządkowania dokumentów, jak również wszystkich spraw związanych z realizacją projektu.

Co ciekawe, nie każdy projekt unijny musi zostać skontrolowany, gdyż decyzja o przeprowadzaniu kontroli podejmowana jest losowo. Wyjątek stanowią projekty w ramach Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych, które zawsze podlegają kontroli.

Uprawnienia kontrolerów

Istnieje wiele podmiotów, które mogą przeprowadzać kontrole projektów unijnych. Wśród nich są instytucje zarządzające, pośredniczące, wdrażające i audytowe, przedstawiciele Komisji Europejskiej, Europejskiego Trybunału Obrachunkowego i Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych, jak również inne podmioty takie jak Krajowa Administracja Skarbowa czy Najwyższa Izba Kontroli.

Kontrolerzy każdej z tych instytucji są uprawnieni do: swobodnego poruszania się w miejscach, w których realizowany był projekt, do przeprowadzania oględzin obiektów oraz składników majątkowych, jak również sprawdzania przebiegu określonych czynności. Mają także prawo do wglądu do dokumentów oraz systemów teleinformatycznych związanych z projektem, do sporządzania kopii i odpisów dokumentów, a także do żądania od beneficjentów sporządzania stosownych kopii, odpisów i wyciągów. Mogą również żądać ustnych lub pisemnych wyjaśnień, przyjmować oświadczenia oraz zabezpieczać materiały dowodowe. Kontrolerzy mogą też korzystać z pomocy ekspertów zewnętrznych. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości kontrolowany może żądać od kontrolerów pisemnego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

Kontrola projektu unijnego – jak ją usprawnić?

Kontrola projektów dofinansowanych z funduszy unijnych mieć charakter planowy lub doraźny. Planowe kontrole odbywają się zgodnie z harmonogramem, więc beneficjenci są o nich informowani pisemnie z kilkudniowym wyprzedzeniem. Informacja taka zawiera szczegóły na temat tego, czego dokładnie będzie dotyczyć procedura. W przypadku doraźnych kontroli beneficjenci nie muszą być uprzedzani o inspekcji, ale zazwyczaj i tak otrzymują wcześniej stosowną informację, choć z mniejszym wyprzedzeniem niż w sytuacji kontroli planowych. Co ważne, w obu przypadkach beneficjenci mogą usprawnić przebieg kontroli, jeśli odpowiednio się do nich przygotują.

Przede wszystkim warto zorganizować przestrzeń do przeprowadzenia czynności kontrolnych. Mile widziane jest odrębne pomieszczenie, jak również dostęp do urządzeń biurowych. Dobrze jest też zadbać o to, by w trakcie kontroli były dostępne osoby, które mają wiedzę na temat realizowanego projektu i potrafią odpowiedzieć na najważniejsze pytania. Jeśli w zawiadomieniu o kontroli zostały wyszczególnione konkretne dokumenty interesujące instytucję kontrolującą, to należy je przygotować zgodnie z wykazem. Dobrą praktyką jest też ułożenie dokumentacji w taki sposób, by poszczególne dokumenty układały się w logiczną całość. Wszystko to sprawi, że kontrola przebiegnie szybko i sprawnie.

Informacja pokontrolna

Po zakończeniu kontroli beneficjent otrzymuje informację pokontrolną. W przypadku zastrzeżeń ma możliwość ustosunkowania się na piśmie do niej w ciągu 14 dni. Jeśli kontrola wykryła nieprawidłowości, to w informacji zawarte są zalecenia wraz z terminem ich wypełnienia, natomiast nieprawidłowe wydatki zostają skorygowane. Oczywiście w skrajnych przypadkach kontrola może doprowadzić do utraty dofinansowania i rozwiązania umowy.