Czym jest procedura rachunkowa?

Nim przejdziemy do konkretnych informacji, warto ustalić, czym jest tytułowa procedura rachunkowa. W świetle obowiązujących przepisów jest to pojęcie dość szerokie, jednakże na potrzeby naszego artykułu możemy przyjąć następującą definicję. Procedurą rachunkową nazywamy działanie (lub ciąg działań) mające na celu stworzenie odpowiedniej, zgodnej z prawem dokumentacji dotyczącej transakcji handlowych zawieranych pomiędzy naszą firmą a nabywcą towarów bądź usług.

Naruszenie procedury rachunkowej – kiedy następuje?

Z powyższego wnioskujemy więc, że procedura rachunkowa to każde działanie, w czasie którego wystawiamy fakturę lub rachunek będący formalnym potwierdzeniem zawartej transakcji. Jej naruszenie podlega karze uwzględnionej m.in. w art. 62 Kodeksu karnego skarbowego.

W jaki sposób możemy naruszyć procedurę rachunkową? Może się to odbywać poprzez:

• niewystawienie faktury bądź rachunku do transakcji,
• wystawienie ww. dokumentów w sposób wadliwy bądź nierzetelny,
• odmowę wystawienia ww. dokumentów,
• nieprzechowywanie otrzymanych faktur bądź rachunków zgodnie z obowiązującymi przepisami,
• sprzedaż towarów lub usług z pominięciem kasy fiskalnej,
• niewydanie paragonu z kasy fiskalnej.

W przypadku naruszenia procedury rachunkowej mamy do czynienia z szeregiem różnorakich kar, których wysokość zależna jest m.in. od rodzaju naruszenia oraz jego wysokości. Przykładowo:

• za niewystawienie faktury bądź rachunku może zostać naliczona kara w wysokości do 180 stawek dziennych,
• za nierzetelne wystawienie faktury lub posługiwanie się tego typu dokumentem grozi nam kara w wysokości do 720-krotności stawki dziennej (ew. kara pozbawienia wolności na co najmniej 1 rok).

Powyższe kary dotyczą małej wartości faktury lub kilku wystawianych faktur, co oznacza, że jako skutki naruszenia procedury rachunkowej odnoszą się maksymalnie do kwoty stanowiącej 200-krotność minimalnego wynagrodzenia.

Skutki podatkowe naruszenia procedury rachunkowej

Naruszenie procedury podatkowej niesie ze sobą nie tylko skutki prawne, ale również podatkowe. Brak wystawionej faktury, fikcyjna faktura bądź też wystawiona w sposób nierzetelny nie tylko karana jest odpowiedniej wysokości grzywną (lub karą więzienia), ale również niesie ze sobą możliwość wystąpienia zaległości podatkowych wraz z ewentualnymi odsetkami za ich nieterminową spłatę.

Aby do nich doszło, należy jednak pamiętać, że konieczne jest zaistnienie odpowiedniego zdarzenia, tj. nieopłacenia należnego podatku bądź jego opłacenia po wymaganym terminie. Przykładowo, jeśli wystawimy niepoprawną fakturę VAT, ale opłacimy należny do niej podatek, będziemy podlegać wyłącznie art. 62 kks, a skutki podatkowe nie zostaną w takim przypadku uwzględnione.

Inaczej jest w przypadku wystawienia tzw. pustej faktury, czyli faktury niebędącej odzwierciedleniem dla żadnej mającej miejsce transakcji. W tym przypadku możemy liczyć się zarówno z karami wynikającymi z Kodeksu karnego skarbowego, jak i równolegle z następstwami prawnymi związanymi z brakiem opłacenia należnego podatku.

Nieodpowiednie i nierzetelne wystawianie dokumentów handlowych lub ich zupełny brak to podstawa do nałożenia grzywien z art. 62 kks. Dlatego też prowadząc działalność gospodarczą powinniśmy zapewnić należyty porządek w dokumentacji i pilnować dokładności oraz poprawności generowanych rachunków. Jest to bowiem niezwykle ważne z punktu widzenia obecnych przepisów prawa i skończyć może się poważnymi problemami. Nie tylko finansowymi, ale również – w wyjątkowych przypadkach – ograniczeniem wolności.