Praca zdalna w Polsce

Choć praca zdalna (jako telepraca) możliwa jest do wykonywania w Polsce od wielu lat, dopiero pandemia koronawirusa spopularyzowała ten sposób realizowania obowiązków. Konieczność zachowania dystansu społecznego spowodowała, że większość pracowników przeniosła wykonywanie zawodowych obowiązków z przestrzeni biurowych do własnych domów i mieszkań.

Możliwość taką dał m.in. art. 3 ust. 1 Ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Dla wielu pracowników możliwość działania z własnych czterech kątów była niezwykle atrakcyjna, choćby ze względu na brak konieczności dojazdów, czy też brak stojącego nad głową przełożonego. W wielu sytuacjach odbiło się to również na produktywności. Stąd managerowie zaczęli zastanawiać się, w jaki sposób powinni i czy w ogóle mogą kontrolować pracę podwładnych?

Monitorowanie pracy zdalnej – jakie prawo ma firma?

Odpowiedź na tytułowe pytanie znajdziemy w art. 6714 Kodeksu Pracy. Zgodnie z nim, pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy przez pracownika w miejscu jej wykonywania. Może on więc w każdej chwili:

• zmierzyć jakość wykonywanej pracy,
• skontrolować wydane urządzenia oraz sprzęt biurowy (oraz zapewnić ich konserwację czy też serwis),
• skontrolować stanowisko w zakresie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zrobić to może oczywiście za zgodą pracownika, która powinna zostać udzielona na piśmie lub przy pomocy innych środków komunikacji (np. poprzez komunikator bądź pocztą elektroniczną).

Monitorowanie pracy zdalnej pracowników – jak powinno wyglądać?

Przepisy dotyczące monitorowania pracowników działających w trybie home office wymagają od pracodawcy, aby w czasie przeprowadzania kontroli wziął pod uwagę prywatność podwładnego. Może on ją przeprowadzić m.in. w godzinach pracy (nie w czasie prywatnym), kontrola musi dotyczyć również wyłącznie miejsca związanego z samą pracą, tj. nie może oceniać i żądać dostępu do pomieszczeń, w których pracownik nie wykonuje swoich obowiązków zawodowych.

W praktyce jednak bardzo rzadko zdarza się, aby pracodawca chciał kontrolować miejsce wykonywania zdalnej pracy. Częściej słyszy się o monitorowaniu aktywności pracowników na firmowych komputerach w czasie poświęconym na zawodowe obowiązki. Do tego celu pracodawca ma prawo wykorzystać specjalne aplikacje, dzięki którym zyska informacje m.in. o uruchamianych programach, odwiedzanych linkach internetowych, treści firmowej korespondencji czy też czasie spędzanym nad konkretnymi aktywnościami.

Monitorowanie pracy zdalnej w czasie obowiązywania RODO

Obecny system pracy sprawia, że pracownicy mogą wykonywać ją zarówno na sprzęcie dostarczonym przez firmę, jak i na prywatnych urządzeniach. O ile w tym pierwszym przypadku nie ma problemu, bo firmowy sprzęt zgodnie z prawem może podlegać pełnej kontroli, to gdy pracownik korzysta ze swojego komputera bardzo ważne są kwestie RODO, gdyż w niektórych przypadkach naruszenie prywatności może skończyć się poważnymi problemami dla firmy.

W sytuacji, w której pracodawca pozwala pracownikowi działać na własnym sprzęcie, może on monitorować jego pracę wyłącznie w zakresie działań zawodowych. Warto w tym przypadku przygotować stosowny regulamin, w którym znajdą się wszystkie niezbędne zasady dotyczące praw oraz obowiązków każdej ze stron. Zawierać on może m.in. zasady raportowania wykonywanych działań, czy też sposoby przeprowadzania kontroli przez pracodawcę. To pozwoli uniknąć sytuacji, w której pracodawca, chcąc skontrolować pracownika, przejrzałby np. jego prywatną korespondencję czy też pliki. W takiej sytuacji pokrzywdzony może domagać się zadośćuczynienia zgodnie z art. 448 Kodeksu cywilnego.

Monitorowanie pracy zdalnej – podsumowanie

Pracodawca jako podmiot zatrudniający pracownika ma pełne prawo do kontroli jego działań w czasie wykonywania obowiązków służbowych. Dotyczy to zarówno godzin wykonywania pracy, jak i wszelkiej korespondencji oraz plików tworzonych w ramach powierzonych zadań. Dokonuje się tego zazwyczaj poprzez instalację specjalnego oprogramowania mierzącego czas pracy. Jednocześnie bardzo ważne jest przestrzeganie RODO oraz prywatności pracownika, m.in. w sytuacji, w której wykorzystuje on do pracy swój własny sprzęt. Wówczas konieczne jest wypracowanie jasnych zasad dotyczących raportowania działań tak, aby nie naruszyć dóbr osobistych pracownika poprzez uzyskanie dostępu do jego prywatnych materiałów. Można to zrobić m.in. poprzez ograniczenia nadane aplikacjom śledzącym, założenie osobnego konta użytkownika dedykowanego pracy lub stworzenie i wdrożenie manualnego systemu raportowania pracy.