Czym jest biuro rachunkowe online?

Biuro rachunkowe online to nic innego jak klasyczne biuro świadczące usługi księgowe, jednak wyspecjalizowane w zdalnej obsłudze klientów. Nie można go mylić z usługą księgowości przez internet, która polega na udostępnieniu przedsiębiorcy oprogramowania umożliwiającego samodzielne prowadzenie księgowości. W praktyce oznacza to, że w biurze rachunkowym online kontakt z pracownikami biura, a także przekazywanie im dokumentów księgowych odbywają się zdalnie. Dla klientów korzystających z usług biur rachunkowych to wygoda i ogromna oszczędność czasu, a dla samych biur – szansa na pozyskanie nowych klientów, również takich, którzy nie prowadzą siedziby firmy w pobliżu biura rachunkowego, oraz możliwość zyskania przewagi konkurencyjnej. Ponadto biura rachunkowe decydujące się na formę pracy online, mają też szansę obniżyć koszty prowadzenia działalności i poprawić efektywność pracy.

W ofertę biur rachunkowych online wchodzą dokładnie te same usługi, które znamy z tradycyjnie prowadzonych biur. Możemy więc liczyć na fachową obsługę księgową i kadrowo-płacową, doradztwo finansowe i podatkowe, reprezentację firmy przed urzędami itp. Bardzo często klientowi przydzielany jest dedykowany księgowy, który staje się swoistym opiekunem firmy.

Współpraca z biurem rachunkowym online

Biuro rachunkowe, wyspecjalizowane w obsłudze klientów na odległość, ma wypracowane sposoby na to, jak na bieżąco komunikować się z klientami oraz zapewniać sprawny obieg informacji i dokumentów. Oczywiście kluczowy jest tu sprawdzony program dla biur rachunkowych online. Dzięki niemu przedsiębiorca nie tylko przekazuje księgowym dokumenty w formie elektronicznej, ale ma też dostęp do zdigitalizowanego archiwum całej dokumentacji związanej z prowadzeniem firmy i aktualnych informacji finansowych. Jest to możliwe, ponieważ dane te przechowywane są w chmurze.

Niejednokrotnie wykorzystywane przez biura rachunkowe online programy do prowadzenia księgowości dają dostęp do wielu przydatnych narzędzi usprawniających prowadzenie biznesu. Tym samym przedsiębiorca może we współpracy z biurem rachunkowym korzystać z nowoczesnego systemu do fakturowania online, z systemu CRM do zarządzania relacjami z klientami, z modułu windykacyjnego czy też z programu do zarządzania magazynem. Często są to także moduły kasowe, bankowe, opcje szybkich płatności, narzędzia do rozliczania kilometrówki, możliwość zautomatyzowania wystawiania dokumentów sprzedażowych i wiele więcej.

Warto wiedzieć, że systemy księgowe, na których opiera się współpraca pomiędzy biurem rachunkowym online a jego klientami, spełniają najwyższe kryteria pod względem bezpieczeństwa. Nie trzeba martwić się więc o bezpieczeństwo danych.

Czy współpraca z biurem rachunkowym online jest opłacalna?

Podobnie jak w przypadku współpracy ze stacjonarnym biurem rachunkowym, tak i tu koszt obsługi jest ustalany w zależności od liczby dokumentów i zakresu świadczonych usług. Niemniej jednak automatyzacja wielu czynności sprawia, że ceny biur księgowych online są często bardzo konkurencyjne.

Warto też pamiętać, że biuro rachunkowe online jest dostępne całodobowo, siedem dni w tygodniu. Stosowane systemy księgowe pozwalają na przesyłanie dokumentów o dowolnej porze, z dowolnego miejsca. W każdym momencie można też sprawdzić dane finansowe, przejrzeć potrzebne dokumenty, wystawić duplikat faktury i wykonać wiele innych czynności, które wymagają jedynie dostępu do archiwum, a niekoniecznie kontaktu z przedstawicielami biura.

Ostatnie miesiące pokazały też, że współpraca zdalna pozwala na płynne funkcjonowanie firm, nawet w trudnych czasach, jak pandemia koronawirusa. Tym bardziej że nie brakuje rozwiązań, które sprzyjają takiemu modelowi również w przypadku biur rachunkowych.

Przedsiębiorcy doceniają korzyści ze zdalnej współpracy z biurem rachunkowym, a same biura coraz częściej stawiają na nowoczesne rozwiązania, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom klientów. Dlatego wszystko wskazuje na to, że funkcjonowanie biur rachunkowych w formie online będzie wkrótce powszechnie obowiązującym standardem. Warto zatem jak najszybciej dostosować swoją działalność, aby czerpać profity z tej formy współpracy.