Możliwość zdalnej komunikacji

Współczesny przedsiębiorca oczekuje od biura rachunkowego możliwości zdalnej komunikacji i sprawnej wymiany informacji. Ponieważ zdążyliśmy się już przyzwyczaić do takiej formy porozumiewania się w życiu codziennym oraz załatwiania spraw urzędowych online, to kontakt z biurem rachunkowym w formie online wydaje się czymś naturalnym. Wyzwaniem jest jednak bezpieczeństwo przetwarzania informacji, tak ważnych dla każdego przedsiębiorstwa i biura rachunkowego, które je obsługuje. Dlatego warto sięgać pod sprawdzone rozwiązania.

Do sprawnej wymiany informacji pomiędzy biurem rachunkowym a firmą doskonale sprawdzi się system ERP (z ang. Enterprise Resources Planning), czyli oprogramowanie do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem takie jak enova365. W systemie tym znajdziemy Pulpit Klienta Biura Rachunkowego, który jest platformą umożliwiającą prowadzenie sprawnej komunikacji online z zachowaniem pełnego bezpieczeństwa danych. Samoobsługowa platforma do elektronicznej komunikacji znacznie usprawnia pracę po obu stronach i pomaga uporządkować przetwarzane informacje.

Digitalizacja dokumentów

Równie ważnym aspektem, jak zdalna komunikacja, jest digitalizacja dokumentów. Dzięki temu przedsiębiorcy i osoby przez nich upoważnione zyskują dostęp do danych o każdej porze, w dowolnym miejscu, z wykorzystaniem dowolnego urządzenia. To znacznie ułatwia zarządzanie firmą. Ponadto z pomocą takich rozwiązań, jak wspomniany wyżej system enova365 biuro rachunkowe ma możliwość przygotowania plików w wersji elektronicznej, a właściciel firmy lub jego pracownicy mają dostęp do danych. Wszystko to znacznie skraca czas obiegu dokumentów, a do tego przekłada się na redukcję kosztów, choćby z powodu rezygnacji z przygotowywania dokumentacji w wersji papierowej.

Automatyzacja powtarzalnych czynności

Korzystanie z oprogramowania do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem pozwala również automatyzować powtarzalne czynności, zarówno po stronie przedsiębiorstwa, jak i biura rachunkowego. Tym samym możliwe jest przypisywanie do pracowników rutynowych zadań i tworzenie harmonogramów. Zautomatyzować można procesy kadrowe, administracyjne i wiele innych.

Wsparcie dla działu kadr

Ciekawą opcją jest wdrożenie cyfrowej komunikacji kadrowej. Dzięki takiemu rozwiązaniu zarówno pracownik, kierownictwo firmy, jak i dział kadr czy też biuro prowadzące obsługę kadrowo-płacową mają pełny wgląd m.in. do ewidencji czasu pracy, do zadań, do akt pracowniczych czy też do złożonych wniosków, w tym wniosków urlopowych. I tak przykładowo, pracownik może za pośrednictwem systemu w module Pulpit Pracownika, złożyć wniosek o urlop, a przełożony poprzez Pulpit Kierownika od razu może się z nim zapoznać i go zaakceptować lub odrzucić. Pracownik natychmiast po podjęciu decyzji otrzymuje informację zwrotną, a stosowny komunikat trafia do działu kadr. Już ten przykład pokazuje, jak można uprościć komunikację w firmie.

Oprogramowanie na miarę potrzeb

Oczywiście systemy ERP mają dużo więcej opcji, zarówno do wykorzystania przez biura rachunkowe, jak i przez firmy. Ci ostatni mogą z ich pomocą zarządzać sprzedażą i obsługą klienta, planować i nadzorować pracę magazynów, zarządzać zasobami ludzkimi, kontrolować i usprawniać kluczowe procesy w firmie czy też przygotowywać raporty i analizować dane. Biura rachunkowe mogą z kolei wykorzystać dedykowane im systemy ERP do obsługi księgowej klientów, do wykonywania rozliczeń kadrowo-płacowych, do prowadzenia elektronicznej komunikacji z klientami oraz oczywiście do zarządzania samym biurem.

Nie ulega wątpliwości, że najlepszą opcją dla przedsiębiorców jest praca na tym samym oprogramowaniu, z którego korzysta biuro rachunkowe obsługujące firmę. Dlatego warto wybrać oprogramowanie, które zawiera w sobie rozwiązania zarówno dla małych, średnich i dużych firm, dla instytucji publicznych, jak i dla biur rachunkowych. Dzięki temu wszystkie kluczowe dla biznesu sprawy będą zebrane w jednym miejscu. W dodatku warto zwrócić uwagę, by po pierwsze można było dostosowywać system do indywidualnych potrzeb, a po drugie, by można było integrować go z innymi narzędziami. Wszystko to pozwoli sprawnie zarządzać wszystkimi aspektami działalności niezależnie od jej wielkości, charakteru czy branży, w której funkcjonuje.