Excel w dobie ERP – czy jego znajomość jest wciąż niezbędna?

Systemy klasy ERP rozgościły się na dobre w wielu przedsiębiorstwach. Ich możliwości daleko wykraczają poza zwykłą księgowość, oferując użytkownikom dostęp do potężnych narzędzi pozwalających zarządzać wszelkimi zasobami firmowymi – od sprzedaży, poprzez stany magazynowe, zatrudnienie, a skończywszy na takich funkcjach, jak zaawansowane analizy Business Intelligence. W wielu z powyższych zadaniach wcześniej pomagał nam znany, poczciwy Excel. Za jego pomocą byliśmy w stanie prowadzić skomplikowane obliczenia, tworzyć zestawienia i raporty. Systemy ERP przejęły te funkcje (a także wiele innych), ale nie wyeliminowały Excela zupełnie. Aplikacja ta wciąż jest jednym z kluczowych elementów, dzięki którym jako nowocześni księgowi jesteśmy w stanie skutecznie wykonywać powierzone nam obowiązki. Do czego może służyć narzędzie wchodzące w skład pakietu Office? Choćby do migracji danych pomiędzy różnorakimi systemami.

Migracja danych między systemami – w czym Excel sprawdzi się najlepiej?

Arkusze kalkulacyjne posiadają wiele ciekawych możliwości, dzięki którym wciąż są w użyciu w przedsiębiorstwach. Przede wszystkim sprawdzają się tam, gdzie nie zawsze systemy ERP dają sobie radę, m.in. przy tworzeniu niestandardowych zestawień, zwłaszcza gdy dane pochodzą z wielu rozmaitych źródeł. Jednakże Excel wykorzystywany jest nie tylko w tym celu. Jako że działanie obecnych systemów do zarządzania pracą przedsiębiorstwa opiera się na bazach danych, arkusz kalkulacyjny jest doskonałym ich nośnikiem. Zwłaszcza pomiędzy różnymi narzędziami. Systemy ERP takie jak enova365 mają możliwość eksportu zapisanych w nich danych właśnie do plików Excela. Dzięki temu mamy możliwość ich samodzielnego obrabiania zgodnie z przyjętymi przez nas kryteriami. Jednakże taki eksport posłużyć może również do migracji danych między jednym a drugim systemem. Co więcej, system ERP nie tylko generuje pliki w formacie Excela, ale jest również w stanie importować znajdujące się w nich dane. Wystarczy tylko stworzyć arkusz, w którym znajdować się będą odpowiednie pola nagłówków, a następnie uzupełnić je niezbędnymi informacjami. W ten sposób możemy wrzucać do systemu w jednej chwili duże ilości danych, bez konieczności ręcznego uzupełniania wszystkich kart po kolei. Dane te dotyczyć mogą m.in. nowych produktów dodawanych na magazyn, listy pracowników koniecznych do wprowadzenia do systemu czy importu dokumentów księgowych z innego narzędzia wykorzystywanego w firmie. Wykorzystanie Excela w codziennej pracy działów rachunkowych sprawia, że jesteśmy w stanie skuteczniej zarządzać dużymi ilościami danych. Łatwość wyciągania ich z bazy, a także dodawania do niej nowych informacji przy pomocy odpowiednio przygotowanego arkusza sprawia, że mimo ogromnej funkcjonalności systemów ERP, wciąż będą one wykorzystywać możliwości Excela do przenoszenia setek rekordów z jednego narzędzia do innego.

Czy warto znać Excela?

Możemy mieć wysoki poziom zaawansowania w obsłudze systemów ERP lub tworzyć w nich skomplikowane widoki i raporty na potrzeby naszej pracy. Jeśli jednak przychodzi do migracji danych, w tym wypadku wciąż najlepiej sprawdzać będzie się Excel. Firma Microsoft przez lata rozwoju swojego produktu przygotowała go do odczytu wszystkich plików wykorzystywanych jako standard biznesowy, przez co korzystając z pakietu Office, mamy pewność, że będziemy mogli w prawidłowy sposób wyświetlić wszystkie zawarte w pliku dane. Ważne jest więc, aby znać Excela w stopniu przynajmniej podstawowym. Wiedza ta bowiem pozwoli nam bez większych wyzwań operować danymi w czasie ich migracji, pozwalając tym samym zwiększyć naszą efektywność w codziennej pracy.