Czym są tabele przestawne?

Nim przejdziemy do ich zastosowania w praktyce, warto odpowiedzieć na podstawowe pytanie, czym są tabele przestawne? Tabele przestawne są to narzędzia analityczne wbudowane w arkusz kalkulacyjny Excel, dzięki którym możemy w łatwy sposób wybierać konkretne kolumny i wiersze arkusza, a następnie przestawiać je bądź też filtrować w celu uzyskania przejrzystych wyników dotyczących danych, na których pracujemy. Pozwala to m.in. wyciągać z dużych, skomplikowanych tabel tylko te informacje, których potrzebujemy, a następnie tworzyć z nich czytelne podsumowania w formie raportów. Tabele umożliwiają dowolne przekształcanie wierszy i kolumn skoroszytu bez ingerencji w jego oryginalny układ. Wszystko dzięki temu, że wszelkie operacje na tabeli przeprowadzane są w zazwyczaj w odrębnej zakładce. Jednocześnie, dzięki połączeniu z arkuszem bazowym, przygotowana przez nas tabela przestawna aktualizuje się automatycznie w każdym momencie, gdy odświeżane są wykorzystywane przez nią komórki z danymi.

Tabele przestawne w księgowości – zastosowanie

Z powyższego wynika, że tabele przestawne mają zastosowanie przede wszystkim w działaniach analitycznych. Umożliwiając wyciągnięcie z dużego zbioru danych jedynie potrzebnych nam informacji, sprawiają, że posiadają one wiele zastosowań również w księgowości. Dzięki nim jesteśmy w stanie przygotować różnorakie raporty dotyczące danych, na których pracuje się w działach rachunkowych. Możemy sprawdzić m.in.:

• który kontrahent składa w naszej firmie najwięcej zamówień (zarówno kwotowo, jak i ilościowo),

• który kontrahent posiada największe opóźnienia w płatnościach,

• jakie towary sprzedają się najlepiej, a także – która firma kupuje ich najwięcej,

• jak kształtują się przychody dla wybranej grupy produktowej lub ofertowej,

• jak na przestrzeni miesięcy zmieniają się koszty zakupu materiałów,

• które działy generują najwyższy przychód dla firmy,

• które działy generują największe koszty (i jakiego rodzaju są to koszty).

Możliwości praktyczne tabel przestawnych moglibyśmy wymieniać niemalże w nieskończoność. Są one bowiem niezwykle przydatnym narzędziem pozwalającym z rozbudowanych arkuszy wybrać tylko niewielki wycinek interesujących nas informacji i zestawić je w czytelniejszej formie.

Czy warto znać opcję tabel przestawnych w Excelu?

W związku z powyższym pojawia się pytanie – czy warto znać tabele przestawne w programie Excel? Jeśli myślimy o karierze nowoczesnego księgowego, odpowiedź jest prosta. Zdecydowanie jest to wiedza, która przyda się na tym stanowisku. Możemy bowiem zauważyć, że w wielu ogłoszeniach na takie stanowisko widnieje zapis o wymaganej umiejętności korzystania z tabel przestawnych. Ze względu na swoje możliwości ułatwiają one bowiem w znaczny sposób pracę działów rachunkowych i pozwalają przyspieszyć wiele mozolnych zadań związanych z opracowywaniem raportów na podstawie danych wyciąganych z dużych zbiorów. Jak w takim razie najlepiej nauczyć się tabel przestawnych? W związku z dużą popularnością tematu, mamy szeroki i – przede wszystkim – darmowy dostęp do praktycznej wiedzy w tym zakresie. Już z samouczka przygotowanego przez firmę Microsoft dla Excela możemy wynieść podstawową wiedzę z zakresu tworzenia pivotów, gdzie poznamy możliwości samego narzędzia, a także dowiemy się, w jaki sposób przygotować podstawową tabelę. Oprócz tego w serwisie YouTube znajdziemy szereg samouczków, dzięki którym będziemy mogli nauczyć się bardziej praktycznego podejścia do tabel przestawnych, a także poznamy wiele ciekawych tricków usprawniających ich tworzenie. Warto skorzystać z tej wiedzy, zwłaszcza, że dostępna jest ona bezpłatnie. I – co najważniejsze – może przydać się nam w czasie ubiegania się o awans lub przy zmianie pracodawcy, pozwalając wynegocjować warunki finansowe.