Zdecydowana większość systemów księgowych jest zintegrowana ze środowiskiem Microsoft Office, w tym z MS Excel. Tym samym umiejętne korzystanie z aplikacji i możliwości, które nam oferuje, jest dużym ułatwieniem dla każdego, kto zajmuje się księgowością. Biegli w obsłudze arkuszy kalkulacyjnych księgowi bardzo chętnie trzymają dane w Excelu, skąd mogą je jednym kliknięciem zaimportować do swojego programu księgowego. Tym bardziej, że MS Excel pozwala łatwo gromadzić, przetwarzać i przechowywać dane. I wbrew pozorom obsługa programu nie musi być trudna i skomplikowana.

Formuły i funkcje przydatne w prowadzeniu księgowości

Chcesz szybko przygotowywać zestawienia należności i zobowiązań, sprawozdania finansowe, raporty i wszelkie analizy? Zależy Ci na łatwym przygotowaniu danych do księgowania? Chcesz przyspieszyć prace przygotowawcze przed zamknięciem miesiąca? Potrzebujesz wsparcia w wiekowaniu należności, zobowiązań i zapasów? Te i inne zadania może Ci ułatwić Excel. Pod warunkiem, że trafnie wykorzystasz dostępne funkcje logiczne, tekstowe, funkcje daty i godziny, funkcje wyszukiwania i odwołania, funkcje statystyczne i matematyczne oraz, a właściwie przede wszystkim, funkcje finansowe.

Najważniejsze funkcje finansowe

Przydatne może być na przykład obliczanie wartości pieniądza w czasie. A na to pozwalają funkcje PV i FV. Funkcja FV zwraca przyszłą wartość inwestycji na podstawie okresowych i stałych płatności, danej wartości aktualnej oraz stałej stopy procentowej. Z kolei PV to funkcja, która zwraca wartość bieżącą inwestycji, będącej całkowitą sumą bieżącej wartości szeregu przyszłych płatności. Przydatna jest też funkcja PMT, która pomaga obliczyć ratę w zależności od stopy, okresu spłaty, wysokości inwestycji. Ciekawe są także funkcje EFEKTYWNA, NOMINALNA oraz RATE. Pierwsza z nich pozwala ustalić wartość efektywnej rocznej stopy oprocentowania, a więc wyznacza stopę rzeczywistą. Funkcja NOMINALNA pozwala obliczyć wartość minimalnej rocznej stopy oprocentowania i oczywiście wiąże się z funkcją EFEKTYWNĄ. Z kolei funkcja RATE zwraca stopę procentową okresu lokaty lub pożyczki. Co nam to daje? Pomaga precyzyjnie określić opłacalność planowanych przedsięwzięć. Z pomocą arkuszy kalkulacyjnych można też w łatwy sposób obliczyć wartość wewnętrznej stopy zwrotu. Do tego przydatne są funkcje IRR i XIRR. Funkcja IRR oblicza wartość wewnętrznej stopy zwrotu dla okresowego przepływu środków pieniężnych, natomiast XIRR robi to samo, ale z uwzględnieniem płatności nieregularnych. Wymienione funkcje pozostają w ścisłej zależności z funkcją NPV, która oblicza wartość bieżącą netto inwestycji na podstawie danej stopy dyskontowej, a także serii przyszłych płatności i dochodów. A co, jeśli mamy do czynienia z ujemnymi i dodatnimi przepływami mającymi różne stopy? Wtedy pomoże nam funkcja MIRR. Z pomocą tych funkcji można prognozować i kontrolować przepływ gotówkowy i ocenić wykonalność projektu. Są też funkcje takie jak AMORT.LIN, która zwraca wartość amortyzacji dla każdego okresu amortyzacji czy AMORT.NIELIN wykorzystująca dodatkowo współczynnik amortyzacji. Powiązane z nimi funkcje to DDB, czyli obliczająca amortyzację środka trwałego dla określonego okresu przy użyciu metody podwójnie malejącego salda czy też VBD, a więc funkcja zwracająca amortyzację środka trwałego w danym okresie. Warto też zwrócić uwagę na funkcję SLN, która oblicza amortyzację liniową środka trwałego dla jednego okresu. Zaawansowana znajomość obsługi Excela to duże ułatwienie w codziennej pracy w księgowości. Choć może się wydawać, że praca z tym programem na poziomie podstawowym jest wystarczająca, to warto rozwijać swoje umiejętności w tym zakresie, aby zwiększać swoją efektywność pracy.