Excel dla księgowych – do czego przydaje się w codziennej pracy?

Arkusze kalkulacyjne (wśród których najpopularniejszy jest właśnie Microsoft Excel) nierozerwalnie związane są z zadaniami dotyczącymi kwestii finansowych. Również w działach rachunkowości, gdzie przed pojawieniem się specjalistycznego oprogramowania do zarządzania sprawami księgowymi, wykorzystywano je do najważniejszych zadań. Rozwój i popularność systemów księgowych nie sprawiła jednak, że Excel poszedł w zapomnienie. Jest on bowiem bardzo ważnym narzędziem dla każdego księgowego. Dlaczego? Oto kilka powodów, które sprawiają, że warto znać Excela.

Excel ma niemalże nieograniczone możliwości

Liczba formuł oraz opcji dostępnych w Excelu sprawia, że jesteśmy w stanie nie tylko dostosować go do naszych potrzeb i możliwości, ale również wykorzystać w tysiącu rozmaitych zadań. Systemy księgowe zazwyczaj ograniczają się do zadań związanych stricte z księgowością. Jeśli więc potrzebujesz stworzyć raport lub zestawienie będące poza możliwościami takiego programu, w Excelu przygotujesz niezbędny arkusz i skonfigurujesz go w taki sposób, aby był dla Ciebie w pełni funkcjonalny.

Excel to doskonałe narzędzie wspierające analizy

Z poprzednich artykułów opublikowanych na Księgowych Przyszłości wiesz, że zawód ten mocno przesuwa się w stronę obowiązków, którymi do tej pory zajmował się analityk. Tworząc analizy finansowe, jeśli nie posiadamy do tego zaawansowanych narzędzi Business Intelligence, najlepiej wykorzystać właśnie arkusz kalkulacyjny Excel. Przy jego pomocy jesteśmy w stanie zbudować tabele, wypełnić je danymi, a następnie przedstawić wszystko pod postacią grafów i wykresów.

Excel współpracuje z różnymi aplikacjami

Import danych z pliku .xls lub wyeksportowanie ich jako arkusza to w obecnych czasach standard wdrażany w niemalże każdej aplikacji, która pracuje na danych. Oznacza to, że znając Excela, jesteśmy w stanie przenosić niezbędne nam informacje pomiędzy różnymi przydatnymi w pracy narzędziami. Możemy przykładowo wygenerować raport z systemu księgowego, wprowadzić do niego niezbędne informacje dodatkowe i przenieść wszystko do innego narzędzia, które z kolei pozwoli nam np. analizować przedstawioną przy pomocy liczb sytuację.

Czy warto uczyć się Excela pracując w księgowości?

Excel, jak wspomnieliśmy na początku, jest bardzo uniwersalnym narzędziem, którego możliwości pozwalają nam dopasować go do specyfiki pracy każdego zawodu. Zaawansowany użytkownik pracujący jako księgowy może w bardzo prosty sposób skonfigurować go pod potrzebną pracę. Dlatego na pytanie postawione przed tym akapitem odpowiadamy – jak najbardziej warto uczyć się Excela. Znajomość tego programu, choćby w stopniu podstawowym, umożliwi nowoczesnym księgowym wykonywanie swoich zadań o wiele szybciej, niż zrobiliby to tradycyjnie. Dotyczy to m.in.: - tworzenia niestandardowych zestawień i raportów, których nie da się wygenerować w używanych systemach księgowych,

• tworzenia zaawansowanych analiz i wizualizowania ich przy pomocy wbudowanych szablonów wykresów oraz grafów,

• przenoszenia danych pomiędzy różnymi systemami, a także łączenia ze sobą różnych zestawów danych niezbędnych w przygotowywaniu ww. raportów i zestawień.

Jak w takim razie najlepiej nauczyć się Excela? Na szczęście istnieje wiele możliwości związanych ze zdobywaniem wiedzy na temat tego narzędzia. Należą do nich na przykład: - specjalistyczne kursy prowadzone pod okiem doświadczonych praktyków; jeśli kończą się np. oficjalnym certyfikatem producenta (Microsoft Office Specialist z opcją późniejszego przejścia na poziom Expert, a następnie Master) zapewniają jednocześnie cenny wpis w CV w momencie, gdy będziemy chcieli zmienić pracodawcę,

• darmowe tutoriale na YouTube, z których możemy dowiedzieć się, w jaki sposób wykorzystać możliwości Excela do wykonywania codziennych czynności,

• webinary prowadzone przez ekspertów z obsługi Excela, często skupiające się na wybranym wycinku możliwości (oczywiście najbardziej polecamy te związane z księgowością)

• artykuły tematyczne, które dostarczą nam odpowiedzi na nurtujące pytania i uporządkują wiedzę np. o skrótach klawiszowych w Excelu.

Jak widać Excel jest niezwykle przydatnym narzędziem, którego znajomość w pracy księgowego jest bardzo pomocna. Dlatego warto poznać je przynajmniej w stopniu podstawowym, aby móc skuteczniej – i często znacznie szybciej – wykonywać swoje obowiązki.