Podstawa prawna

Obowiązek przeglądu kasy fiskalnej nakłada na przedsiębiorcę ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, czyli ustawa o VAT. Zgodnie z zapisami we wskazanym akcie prawnym, podatnicy są zobowiązani do poddawania kas fiskalnych obowiązkowemu przeglądowi nie rzadziej niż co dwa lata (licząc od dnia fiskalizacji kasy w przypadku nowych urządzeń lub urządzeń z wymienionym modułem fiskalnym/pamięcią fiskalną albo od daty ostatniego przeglądu kasy rejestrującej). Jednak w sytuacji korzystania z kasy fiskalnej na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, pierwszy przegląd techniczny należy wykonać tuż po objęciu kasy w używanie, a więc jeszcze przed dniem fiskalizacji. O terminach oraz szczegółowym zakresie przeglądów technicznych kas informuje szczegółowo rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Warto pamiętać, że przegląd techniczny kasy fiskalnej obowiązuje także tych przedsiębiorców, którzy zawiesili działalność gospodarczą, ale nie zlikwidowali kasy fiskalnej i wciąż prowadzą sprzedaż, na przykład środków trwałych firmy. Jeśli zaś przedsiębiorca nie prowadzi sprzedaży, to nie musi wykonywać przeglądu kasy fiskalnej w obowiązującym go terminie, pod warunkiem, że przeprowadzi go niezwłocznie po wznowieniu działalności gospodarczej oraz przed rozpoczęciem sprzedaży.

Czym jest techniczny przegląd kasy fiskalnej?

W ramach przeglądu technicznego kasy fiskalnej uprawniony podmiot sprawdza stan i liczbę plomb w odniesieniu do zapisów w książce kasy oraz dotyczącej jej dokumentacji. Sprawdzany jest też stan obudowy kasy. Weryfikuje się również czytelność dokumentów drukowanych przez kasę, jak również poprawność działania kasy, przede wszystkim w zakresie wystawiania dokumentów fiskalnych. Sprawdza się również program pracy kasy, program odczytu pamięci, a w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii – programu archiwizującego. Kontroli podlega również działanie wyświetlacza skierowanego w stronę nabywcy, poprawność ustawień zegara, a także stan techniczny wewnętrznych baterii lub akumulatorów zasilających kasę.

Podmioty uprawnione do wykonywania przeglądu kas fiskalnych

Przeglądu kasy fiskalnej pod kątem technicznym przeprowadza podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot administrujący serwis kas. W praktyce jest to producent krajowy danego typu kas, który jednocześnie przeprowadza ich serwis, dostawca dokonujący wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu danego typu kas i podobnie jak producent, prowadzi ich serwis lub podmiot, któremu na podstawie umowy przekazano prowadzenie serwisu kas. Z kolei wspomnianym podmiotem administrującym serwis kas jest przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie serwisu kas i posiadający autoryzację jednego z w/w podmiotów prowadzących serwis główny. Czy przedsiębiorca musi szukać serwisu na własną rękę? Zdecydowanie nie. Warto wiedzieć, że podmiot dokonujący sprzedaży kasy fiskalnej ma obowiązek przekazania nabywcy kasy aktualnego wykazu podmiotów uprawnionych do prowadzenia usług serwisowych, w tym przeglądów dla danego typu kasy.

Potwierdzenie przeglądu – niezbędne dokumenty

Potwierdzeniem przeprowadzenia przeglądu przez uprawniony do tego podmiot i wyspecjalizowanego serwisanta jest wpisanie do książki kasy wyniku przeglądu, a w przypadku kas online, obowiązuje zapis przeglądu technicznego w pamięci fiskalnej. Przedsiębiorca otrzymuje dokumenty potwierdzające wykonanie przeglądu kasy fiskalnej, w tym wydruk stosownego raportu z kasy, jak również zalecenia pokontrolne dołączone do książki kasy.

Sankcje za niedopełnienie obowiązku przeglądu kasy fiskalnej

Co się stanie, jeśli przedsiębiorca nie wykona przeglądu kasy fiskalnej w obowiązującym go terminie? W takim wypadku jest on zobowiązany do zwrotu ulgi przysługującej przy zakupie kas fiskalnych. Na tym jednak nie koniec. Przedsiębiorca musi też liczyć się z otrzymaniem kary pieniężnej nałożonej przez naczelnika urzędu skarbowego w wysokości 300 zł. Kara ta musi zostać uregulowana w ciągu 14 dni od dnia otrzymania decyzji o nałożeniu kary, bez dodatkowego wezwania.