O ile prowadzenie cyfrowej kopii dokumentacji pracowniczej było dozwolone już wcześniej, to dopiero po uchwaleniu ustawy o zmianie przepisów w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją z 1 stycznia 2019 roku cyfrowe akta uzyskały status równoważnych w stosunku do papierowych. Oznacza to, że już od ponad 2 lat firmy prowadzące działalność w Polsce mają wybór, dotyczący postaci prowadzonej dokumentacji. Mogą wdrożyć tzw. e-teczki pracownicze lub też prowadzić je dalej w tradycyjnej, papierowej formie. Jednakże, digitalizacja akt kadrowych może przynieść organizacji liczne korzyści.

Cyfryzacja akt się opłaca

Najważniejszą zaletą prowadzenia elektronicznej dokumentacji są zmniejszone koszty jej przechowywania. Cyfryzacja papierowych akt pozwala na zaoszczędzenie przestrzeni biurowej, przeznaczonej dotychczas na archiwa. Ponadto, przechowywanie dokumentów na własnych serwerach lub w chmurze obliczeniowej podnosi ich bezpieczeństwo oraz chroni przed nieautoryzowanym dostępem lub zniszczeniem, na co podatna jest papierowa wersja akt. Cyfryzacja dokumentacji przynosi także korzyść w postaci przyspieszenia procesu ich opracowywania oraz wydawania na wniosek pracownika. W jednym miejscu zgromadzone będą informacje o przebytych kursach, szkoleniach, certyfikatach itp., dzięki czemu kadrowi będą mogli je szybko odszukać. Jednakże, by skorzystać z zalet elektronicznej dokumentacji kadrowej, przedsiębiorstwo powinno się przygotować do procesu cyfryzacji akt osobowych. Jakie narzędzia będą przydatne?

Kompendium wiedzy o e-teczkach

Poznaj kolejne kroki cyfryzacji akt pracowniczych z bezpłatnym kompendium pt. „Cyfrowa transformacja w kadrach”, przygotowanym przez ekspertów z Soneta sp. z o.o:

• poznaj wszystkie wymogi prawne dot. prowadzenia elektronicznej dokumentacji,

• sprawdź proces wdrożenia e-teczek krok po kroku,

• dowiedz się, jak w praktyce zarządzać e-teczkami i zwiększyć efektywność działu kadr.