Rozliczanie PPK – nowy obowiązek biur rachunkowych

W jednym z poprzednich artykułów omówiliśmy dokładne zasady, jakimi muszą kierować się księgowi, aby poprawnie i zgodnie z przepisami księgować wpłaty na Pracownicze Plany Kapitałowe. Wiemy jednak, że nie każda firma ma do dyspozycji własne, wewnętrze działy rachunkowe. Wielu przedsiębiorców zleca tego typu usługi zewnętrznym specjalistom lub firmom. To z kolei oznacza, że biura rachunkowe już w tym momencie powinny być gotowe na podjęcie się nowych obowiązków.

Wdrożenie PPK z biurem rachunkowym – wyzwania

Wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych we współpracy z biurami rachunkowymi to niezwykle ważny proces, który powinien zostać przeprowadzony z zachowaniem odpowiednich procedur. W tym celu należy zwrócić uwagę na 3 elementy kluczowe dla bezproblemowej współpracy. Co do nich należy?

• Ustalenie zakresu współpracy: pierwszym elementem, o jaki należy się zatroszczyć jest dokładne ustalenie zakresu współpracy w ramach obsługi i wdrożenia PPK w firmie. Niezbędne staje się tu zdefiniowanie listy czynności, jakie samodzielnie podejmuje w tym zakresie firma, a także tych, za które odpowiedzialne jest biuro rachunkowe. Jedną z najważniejszych rzeczy w tym punkcie jest ustalenie wiążących terminów przekazywania dokumentów oraz udostępnienia informacji, które pozwolą biurom rachunkowym zarządzać oświadczeniami pracowników i rozliczaniem wpłat na PPK.

• Bezpieczeństwo danych firmowych: drugim kluczowym elementem przy współpracy z biurem rachunkowym jest udzielenie księgowym odpowiednich upoważnień w zakresie przetwarzania danych osobowych pracowników oraz ich właściwego zabezpieczenia. Ten zakres reguluje zgodna z RODO umowa, którą muszą podpisać nie tylko pracodawca i biuro rachunkowe, ale również instytucja finansowa wybrana do obsługi PPK.

• Współpraca z instytucją finansową: jeśli mowa o instytucji obsługującej Pracownicze Plany Kapitałowe, zadaniem biura rachunkowego na tej płaszczyźnie jest zintegrowanie wykorzystywanych w swojej codziennej pracy systemów kadrowo-płacowych z aplikacjami udostępnianymi przez instytucję oraz firmę klienta. To pozwoli na szybką i bezproblemową wymianę danych pomiędzy wszystkimi podmiotami oraz prawidłowe rozliczanie wpłat.

Czego potrzebuje biuro rachunkowe do rozliczenia PPK?

Współpraca biura rachunkowego i przedsiębiorstwa w zakresie wdrożenia oraz rozliczania PPK opiera się nie tylko na opracowanym procesie organizacyjnym, ale również odpowiednim oprogramowaniu. Dobry system księgowo-płacowy, który jest dostosowywany do zmieniających się przepisów i pozwala na dostęp do danych z każdego miejsca, jak np. enova365, jest w tym wypadku rozwiązaniem upraszczającym cały proces księgowania wpłat. Jednym z kluczowych zadań dla biura rachunkowego przy wdrożeniu PPK w firmie klienta jest upewnienie się co do możliwości zintegrowania go z systemami instytucji finansowej. Taki system powinien dawać możliwość:

• bieżącego naliczania i odprowadzania wpłat,

• zarządzania oświadczeniami pracowników o wystąpieniu z PPK, ponownym wstąpieniu i zmianie wysokości wpłat,

• dokonywania korekt i zwrotów składek dla uczestników PPK,

• obsługi e-wniosków związanych z PPK,

• łatwego dodawania nowych pracowników i edycji danych osób będących już w systemie (jeśli wchodzi to w zakres kompetencji biura rachunkowego).

Tylko w ten sposób biuro rachunkowe będzie w stanie zapewnić swoim klientom w pełni profesjonalną obsługę Pracowniczych Planów Kapitałowych pod względem ich prawidłowego księgowania.

PPK – szansa dla biur rachunkowych?

Objęcie obowiązkiem wdrożenia PPK również najmniejszych firm działających na terenie Polski sprawia, że biura rachunkowe obsługujące przedsiębiorstwa mniejsze i mikroprzedsiębiorstwa będą musiały dostosować się do nowej rzeczywistości oraz zwiększyć zakres oferowanych usług. Z jednej strony wyzwaniem może być dla nich inwestycja w odpowiednie systemy księgowe, z drugiej zaś szansa na zbudowanie przewagi konkurencyjnej.

Pracujesz w Biurze Rachunkowym? Zapisz się na bezpłatne webinarium ekspertów PFR i enova365, dowiedz się jak przygotować się do obsługi PPK swoich klientów.