Księgowość w chmurze – nowoczesna księgowość na miarę naszych czasów
Mimo pojawiania się coraz nowszych technologii, zawód księgowego wciąż wielu osobom kojarzy się z nudną pracą w stertach papierów i ręcznym wpisywaniem wartości w poszczególne rubryki. Na szczęście obowiązki pracowników działów rachunkowych wspomagane są dziś przez szereg systemów znacznie ułatwiających im pracę. Systemów – co ważne – działających coraz częściej w chmurze. Czy taki sposób pracy gwarantuje wyższą wydajność i może być uważany za rozwiązanie przyszłościowe?
Dlaczego księgowość w chmurze to przyszłość pracy księgowego?
Systemy, o których wspomnieliśmy we wstępie to tzw. systemy klasy ERP, czyli narzędzia pozwalające na zarządzanie zasobami całego przedsiębiorstwa z pomocą odpowiednio skonfigurowanych modułów. Współpracują one ze sobą, korzystając z zasobów jednej, wspólnej dla całego przedsiębiorstwa, bazy danych. Baza ta w pierwszych latach popularności ERP zwykle trzymana była na wewnętrznych, stacjonarnych serwerach, a dostęp do niej ograniczony był do komputerów wpiętych w infrastrukturę firmową.
Dziś większość producentów tego typu oprogramowania umożliwia przechowywanie wszystkich kluczowych informacji** w chmurze** – odpowiednio zabezpieczonych centrach danych dysponujących potężnymi komputerami spiętymi z ogromną ilością przestrzeni dyskowej. Dostęp do takich danych otrzymujemy przy pomocy systemu ERP po wcześniejszym zalogowaniu się na odpowiednie konto użytkownika. Możemy to zrobić zarówno poprzez dedykowaną aplikację, jak i (np. w przypadku systemu enova365) – korzystając z ulubionej przeglądarki internetowej.
Trzymanie firmowych danych w chmurze niesie ze sobą jedną konkretną zaletę –** możliwość pracy z dowolnego miejsca i urządzenia.** Zwłaszcza że producenci oprogramowania starają się, aby ich systemy dostępne były nie tylko jako aplikacje desktopowe, ale również, aby dało się korzystać z nich m.in. z urządzeń mobilnych.
Praca w chmurze sprawia, że księgowy przyszłości nie jest związany z jednym miejscem pracy. Zaleta ta uwypukliła się zwłaszcza w ostatnich latach, gdy dzięki zdalnemu dostępowi do danych, mogliśmy wykonywać swoje obowiązki we własnych domach, chroniąc się jednocześnie przed ryzykiem zarażenia koronawirusem.
Możliwość korzystania z systemu ERP na różnych urządzeniach sprawia również, że jesteśmy w stanie zoptymalizować, a co za tym idzie – przyspieszyć – wiele wewnętrznych procesów firmowych. Przykładowo: księgowy w firmie handlowej nie musi samodzielnie wprowadzać każdej faktury zakupowej do systemu, jeśli zrobi to za niego magazynier w momencie wprowadzania towaru na stan i generowania swoich własnych dokumentów. Wszystko to wygląda pięknie w teorii, ale jak sprawdza się w praktyce, zwłaszcza pod kątem bezpieczeństwa?
Czy księgowość w chmurze jest bezpieczna?
Wśród wielu przedsiębiorców istnieje przekonanie, że samodzielnie są w stanie lepiej zadbać o bezpieczeństwo swoich danych. W końcu serwery zlokalizowane w siedzibie firmy wydają się o wiele trudniejsze do zaatakowania niż chmura, z której korzysta codziennie kilkaset innych podmiotów.
Z jednej strony to prawda, z drugiej jednak warto wiedzieć, że dzisiejsze zabezpieczenia, jakimi dysponują twórcy rozwiązań chmurowych, są niezwykle skomplikowane i trudne do obejścia. Połączenie pomiędzy komputerem księgowego a serwerem, na którym znajdują się firmowe dane, jest szyfrowane najnowocześniejszymi kluczami, zapewniając tym samym bezpieczeństwo przesyłania i odbierania informacji. Bez ryzyka, że gdzieś po drodze zostaną przechwycone przez osoby nieuprawnione. Co więcej, dane przechowywane w chmurze chronione są nie tylko przed włamaniami, ale również uszkodzeniem i zniszczenie. Odbywa się to poprzez regularne automatyczne tworzenie kopii zapasowych i przechowywanie ich w innych bezpiecznych lokalizacjach.
Wszystko opisane powyżej oznacza, że trzymając swoje dane w chmurze, możemy być pewni, że są one zabezpieczone w odpowiedni sposób, a dzięki temu, że dostępne są z każdego miejsca – jesteśmy w stanie pracować nad nimi wszędzie tam, gdzie zachodzi taka potrzeba. Bez względu, czy jest to nasze** biuro, dom, czy dowolna inna lokalizacja posiadająca dostęp do internetu.** W każdym z tych miejsc możemy wykonywać powierzoną nam pracę.
Księgowość w chmurze to rozwiązanie, z którego z roku na rok zaczyna korzystać coraz więcej biznesów. Z jednej strony idzie za tym regularna cyfryzacja dokumentacji firmowej, z drugiej – zmiany spowodowane pandemią dające możliwość m.in. pracy hybrydowej lub w pełni zdalnej. Dostęp do najważniejszych informacji staje się więc kluczowy dla spójnego działania całego zespołu. Chmura, w której znajdziemy wszystkie niezbędne dane, a także aplikacja umożliwiająca pracę na dowolnym wybranym przez nas urządzeniu, stają się więc powoli nie tyle ciekawostką, ile biznesową koniecznością.
