Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur jest programem informatycznym umożliwiającym wystawianie, udostępnianie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. W przyszłym roku tego typu faktury będą, obok faktur papierowych i elektronicznych, jedną z form dokumentowania transakcji. Trwają jednak prace nad tym, aby faktury ustrukturyzowane były jedyną dopuszczalną formą faktur w obrocie gospodarczym. Ma tak się stać już w 2023 roku.

Faktury ustrukturyzowane, już od stycznia, będzie można wystawiać za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów lub za pośrednictwem programów komercyjnych. Będą je mogli wystawiać zarówno przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT, jak i ci, którzy są z niego zwolnieni, a także podatnicy, którzy zostali zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, którzy posiadają jednocześnie polski NIP. Zasady funkcjonowania faktur strukturyzowanych oraz Krajowego Systemu e-Faktur szczegółowo określa ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Faktury ustrukturyzowane

Czym właściwie są faktury ustrukturyzowane? W myśl przepisów, jakie wejdą w życie już w styczniu, faktura ustrukturyzowana to faktura, która została wystawiona/otrzymana za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur i posiada przydzielony numer identyfikujący ten dokument w systemie. Jest to oczywiście dokument w postaci elektronicznej, który powstaje zgodnie ze wzorem dokumentu elektronicznego w myśl ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Zgodnie z zapowiedzią Ministerstwa Finansów, szczegółowy wzór faktury ustrukturyzowanej, ma być już wkrótce udostępniony na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wraz z oprogramowaniem interfejsowym służącym do wystawiania i otrzymywania tego typu faktur. Wszystkie faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Jeśli do tego czasu nie upłynie termin przedawnienia zobowiązania podatkowego, to podatnik będzie musiał przechowywać faktury po upływie 10 lat poza systemem.

Warto wiedzieć, że faktura ustrukturyzowana w materiałach informacyjnych Ministerstwa Finansów jest nazywana e-fakturą. Należy jednak odróżnić e-fakturę ustrukturyzowaną od dobrze nam znanej faktury elektronicznej, potocznie nazywanej również e-fakturą.

Dowiedz się więcej na temat tego, czym są faktury ustrukturyzowane i jakie korzyści zapewniają.

Logowanie do Krajowego Systemu e-Faktur

Chcąc korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, trzeba będzie zalogować się za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub przy pomocy profilu zaufanego. Dostęp do systemu będzie wymagał też uwierzytelnienia, z pomocą ciągu znaków alfanumerycznych wygenerowanych przez system, który to ciąg ma być przypisany do podatnika lub podmiotu oraz jego uprawnień.

KSeF – korzyści

Ministerstwo Finansów, chcąc zachęcić podatników do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, podkreśla korzyści systemu takie jak zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji, skrócenie czasu potrzebnego na rozliczenia czy też bezpieczeństwo interpretacyjne, dzięki jednolitemu formatowi dokumentów. System ma też pomóc eliminować błędy przy wystawianiu faktur. Fiskus z kolei otrzyma na bieżąco informacje na temat dokonywanych przez podatników transakcji, co ułatwi i przyspieszy kontrole podatkowe. To zaś ma uszczelnić podatek VAT, a w konsekwencji – zwiększyć dochód budżetu państwa.

Zgoda na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych – kontrowersje

Przepisy, które wchodzą w życie, przewidują, że otrzymanie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy. Kontrowersje i wątpliwości budzą jednak skutki wynikające z udzielenia zgody na otrzymywanie takich faktur.

W momencie udzielenia zgody na otrzymanie faktury system przydziela numer identyfikujący dokument. To zaś oznacza, że uznajemy dług bez możliwości odesłania lub anulowania tego dokumentu, na przykład w momencie pomyłki danych nabywcy, niewykonania usług, zafakturowania towaru, którego nie otrzymano lub innej przyczyny. Innymi słowy akceptujemy (przyjmujemy) fakturę nie znając jej treści.

Zdaniem sceptyków w momencie powstania błędu mamy dokument, który de facto nie dokumentuje transakcji w prawidłowym kształcie, nie można go odesłać, ani anulować, a jednocześnie ten dokument rodzi obowiązek podatkowy. Oczywiście faktura ustrukturyzowana będzie mogła być korygowana w postaci faktury ustrukturyzowanej, jak i w drodze faktury korygującej, według dotychczas obowiązujących zasad. Jednak błędnie wystawiona faktura widniejąca w Krajowym Systemie e-Faktur zawsze może rzucać podejrzenie o popełnieniu przestępstwa w rozumieniu art. 270a Kodeksu karnego, który stanowi, że: kto, w celu użycia za autentyczną, podrabia lub przerabia fakturę w zakresie okoliczności faktycznych mogących mieć znaczenie dla określenia wysokości należności publicznoprawnej lub jej zwrotu albo zwrotu innej należności o charakterze podatkowym lub takiej faktury jako autentycznej używa, podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 8. (…)W wypadku mniejszej wagi, sprawca czynu określonego w § 1 lub 2 podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Jak wspomnieliśmy na początku, od 1 stycznia 2022 roku Krajowy System e-Faktur będzie rozwiązaniem dobrowolnym. Warto jednak pamiętać, że według planów, od 2023 roku będzie systemem obligatoryjnym.