Praca zdalna a prawo

Pracę zdalną, a przy tym hybrydową, rozumie się jako sposób wykonywania pracy całkowicie lub częściowo w miejscu zamieszkania pracownika lub też w innym miejscu ustalonym wspólnie przez pracownika i pracodawcę, jednocześnie przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, a zatem telefonu, poczty elektronicznej, komunikatorów internetowych itp. Jednak w Kodeksie pracy próżno szukać definicji pracy zdalnej. Widnieje w nim tylko pojęcie telepracy, ale nie jest ona tym samym co praca zdalna, gdyż tę ostatnią cechuje przede wszystkim okazjonalność. Dlatego kwestię pracy w trybie home office reguluje obecnie ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych o_raz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Stanowi ona, że w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania. Co ważne, przepisy podkreślają, że wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy._

Ustawa stanowi również, że wszelkie narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania pracy zapewnia pracodawca, choć pracownik może korzystać z własnych narzędzi, o ile umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych oraz innych tajemnic prawnie chronionych. Zatem na przykład w sytuacji, gdy pracownik do wykonywania pracy zdalnej używa prywatnego komputera, do którego dostęp mają osoby trzecie lub nie jest on właściwie zabezpieczony, może narazić pracodawcę na szkodę.

Oczywiście wyzwaniem, które stoi przed pracodawcą i pracownikami, jest nie tylko organizacja pracy zdalnej, ale też monitorowanie jej czasu. Dlatego we wspomnianej wyżej ustawie widnieje zapis stanowiący, że na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić** ewidencję wykonanych czynności,** uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania. Więcej kwestii tzw. ustawa covidowa nie reguluje. Tymczasem pracodawcy i pracownicy mają wciąż wiele pytań, choćby takich jak to, czy praca zdalna jest obowiązkowa i czy można odmówić wykonywania obowiązków służbowych w takim trybie? Czy pracę zdalną można wykonywać zza granicy? W jaki pracodawca może zweryfikować warunki lokalowe oraz możliwości techniczne, którymi dysponuje pracownik? Jak ewidencjonować pracę zdalną? Jak rozliczać pracę zdalną? Co z ekwiwalentem pieniężnym z tytułu wykonywania pracy zdalnej? Ponadto nierozwiązane są nie tylko kwestie kosztów pracy czy ochrony danych, ale też kwestie związane z BHP.

Co się zmieni w Kodeksie pracy?

Praca w trybie home office nie jest już dla nikogo nowością. Firmy wypracowały rozwiązania, które pozwalają im działać w tej formie efektywnie, przy jednoczesnym obniżeniu kosztów prowadzenia firmy. Pracownicy również docenili wiele zalet wynikających z pracy poza siedzibą firmy. Dlatego wiele wskazuje na to, że taka forma wykonywania obowiązków służbowych może stać się codziennością wielu pracowników, również po okresie pandemii. Tym bardziej konieczne wydaje się dostosowanie przepisów prawa do rzeczywistości. Co przewiduje najnowsza wersja projektu nowelizacji Kodeksu pracy?

Wszystko wskazuje na to, że praca zdalna zostanie ujęta jako dobrowolna forma wykonywania pracy, zależna od obu stron stosunku pracy. Miejsce pracy ma przy tym podlegać uzgodnieniom z pracodawcą i oznacza to, że pracodawca będzie musiał wiedzieć, gdzie pracownik pracuje i wyrazić zgodę na ewentualne zmiany. Co istotne, choć praca zdalna ma być dobrowolną formą wykonywania obowiązków służbowych, to w niektórych przypadkach pracodawca będzie mógł polecić wykonywanie pracy w tej formie. Do takich sytuacji należy stan nadzwyczajny, stan zagrożenia epidemicznego lub stan epidemii.** Jednak pracodawca będzie musiał uzyskać od pracownika oświadczenie, że posiada on odpowiednie warunki lokalowe i techniczne.**

Nowelizacja Kodeksu pracy ma też regulować kwestie związane z rozliczaniem kosztów pracy zdalnej, które ponoszą pracownicy. Uregulowane zostaną również zasady dotyczące ochrony danych przekazywanych pracownikowi wykonującemu pracę w trybie home office. Obecnie takie procedury ustala samodzielnie pracodawca.

Regulacje obejmą także przepisy BHP. Projekt zakłada, że pracodawca będzie miał prawo przeprowadzić kontrolę warunków BHP w miejscu i w godzinach wykonywania pracy przez pracownika. To duża zmiana, gdyż dotąd to pracownik w całości odpowiadał za właściwą organizację stanowiska pracy zdalnej. Określone zostaną również zasady dotyczące postępowania w razie wypadku przy pracy zdalnej. Jakie jeszcze zmiany mają się pojawić w Kodeksie pracy?

Przede wszystkim przepisy uwzględnią aspekt psychospołeczny jako jeden z elementów oceny ryzyka zawodowego. Ponadto pracodawca zostanie zobowiązany do pozytywnego rozpatrzenia wniosku pracownika o możliwość świadczenia pracy w trybie zdalnym, jeśli wychowuje on dziecko do 4 roku życia lub sprawuje opiekę nad członkiem rodziny albo nad osobą niepełnosprawną. Rozważa się także możliwość wykonywania pracy zdalnej okazjonalnie, przez 24 dni w roku kalendarzowym, bez konieczności zawierania porozumienia lub opracowywania regulaminu pracy zdalnej.