Czym jest e-faktura?

E-faktura to kolejny, po JPK oraz SLIM VAT, projekt mający na celu cyfryzację polskiego biznesu. Jest to rozwiązanie umożliwiające wystawianie ustrukturyzowanych dokumentów księgowych poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Za jego pomocą możliwe stanie się generowanie faktur sprzedażowych, a następnie przesyłanie ich do kontrahenta w wersji elektronicznej. Ma to na celu uproszczenie całego procesu fakturowania oraz zapewnienie większej szczelności systemu podatkowego.

Jak zacząć korzystać z e-faktury?

Korzystanie z e-faktury jeszcze nie jest obowiązkowe, jednak już w tym momencie możemy przetestować działanie systemu. Od początku października 2021 roku przedsiębiorcy mają możliwość wzięcia udziału w pilotażowej wersji KSeF.

Ministerstwo Finansów oddało do dyspozycji roboczą wersję struktury logicznej e-faktury (FA_VAT), dzięki której dokument ten może zostać wczytany do ogólnego systemu. Aby móc go wystawić, należy zarejestrować się w KSeF lub mieć program księgowy dostosowany do nowej struktury FA_VAT.

Warto pamiętać, że póki e-faktura nie stanie się jedyną oficjalną formą, kontrahenci, którym ją wystawiamy i przesyłamy, muszą wcześniej wyrazić odpowiednią zgodę pozwalającą odbierać tego typu dokumenty.

Korzyści i zagrożenia stosowania e-faktury

E-faktura jako nowy format dokumentu księgowego zapewnia szereg korzyści dla przedsiębiorców, którzy zdecydują się już w tym momencie skorzystać z jej możliwości. Wśród najważniejszych warto wymienić: - skrócenie czasu oczekiwania na zwrot VAT z 60 do 40 dni, - brak konieczności wydawania duplikatów faktur, - brak konieczności samodzielnego przechowywania i archiwizowania wystawianych faktur, - łatwiejsze wystawianie i księgowanie faktur korygujących, które nie będzie wymagało spełniania warunków wynikających z SLIM VAT. Wykorzystanie ustandaryzowanego dokumentu, jakim jest e-faktura, z pewnością przyspieszy proces jej wystawiania i przesyłania. Przechowywanie wszystkich faktur w centralnym, państwowym rejestrze również zdejmie z przedsiębiorców obowiązek troski o ich należyte przechowywanie.

Z drugiej strony – jeden zewnętrzny system niesie ze sobą pewne zagrożenia. Jednym z nich jest konieczność przekazywania poufnych danych firmowych do zewnętrznego narzędzia, którego nie jesteśmy w stanie samodzielnie zabezpieczyć przed awarią lub atakiem hakerskim. Niedoprecyzowana jest również kwestia samej odpowiedzialności za dane przechowywane w KSeF, m.in. kto odpowiada za błędy powstałe na skutek awarii systemu lub utratę danych. Trzecią kwestię, nad którą zastanawiają się przedsiębiorcy, jest sposób, w jaki dane firmowe będą przekazywane do centralnego rejestru – czy będzie to w jakikolwiek sposób zabezpieczone przed dostępem osób trzecich?

Od kiedy e-faktura staje się obowiązkowa?

E-faktura obecnie znajduje się na etapie pilotażowym. Oznacza to, że od 1 października 2021 roku mamy możliwość dobrowolnego wzięcia udziału w testach systemu.

Dobrowolność korzystania z e-faktury utrzymana ma być również przez cały 2022 rok. Dopiero z 1 stycznia 2023 roku ten format dokumentów księgowych ma się stać jedynym oficjalnym, a co za tym idzie, faktury papierowe oraz faktury elektroniczne zostaną usunięte z obiegu dokumentów.