Organizując pracę w biurze księgowym, należy odpowiedzieć sobie na wiele pytań. Jak właściwie dzielić obowiązki? Jak sprawnie zarządzać przepływem informacji pomiędzy biurem a klientami? Jak na bieżąco przekazywać wiedzę o wynikach finansowych? Jak szybko wykonywać powtarzalne czynności i procesy, takie jak wprowadzanie faktur do programu księgowego? Współczesne trendy są odpowiedzią na te pytania.

Praca zdalna

Wiele firm wdrożyło rozwiązania pozwalające na działalność w systemie zdalnym i zarządzanie zespołem rozproszonym. Poszczególne narzędzia pomogły rozwiązać trudności w zakresie komunikacji, wymiany dokumentów czy zarządzania czasem pracy. Nie zaskakuje zatem fakt, że przedsiębiorcy takiej samej formy współpracy oczekują od swoich księgowych. Dlatego też stosowane w biurach księgowych rozwiązania powinny pozwalać przede wszystkim na utrzymywanie kontaktu z klientem w trybie zdalnym oraz łatwą wymianę informacji i dokumentów, bez konieczności odwiedzania siedziby firmy.

Automatyzacja procesów

Jednym z najbardziej wyraźnych z trendów, nie tylko w księgowości, jest automatyzacja. Mowa o optymalizacji procesów i przyspieszeniu wykonywania powtarzalnych zadań przez ich mechanizację. To pozwala księgowym na wyjście z tradycyjnej roli i zaoszczędzenie czasu, co bezpośrednio umożliwia poszerzanie wiedzy i rozwój kompetencji. Jest to niezwykle ważne, ponieważ współczesny księgowy pełni rolę doradcy przedsiębiorcy i jego prawej ręki. Dlatego liczy się interdyscyplinarna, stale aktualizowana wiedza. Dzięki temu księgowi aktywnie pomagają podejmować trafne decyzje biznesowe. Nie byłoby to możliwe bez automatyzacji monotonnych, powtarzalnych i czasochłonnych czynności, których nie brakuje w codziennej pracy. Co więcej, wyeliminowanie wielu z nich czyni z prowadzenia rachunkowości zajęcie o wiele bardziej fascynujące.

Podział obowiązków

W prowadzeniu firmy zasada „dobrze jest, jak jest” zdecydowanie się nie sprawdza. Zawsze warto szukać nowych rozwiązań, które pomogą zoptymalizować pracę. Jeśli w biurze rachunkowym każdy klient ma przydzielonego księgowego, który od początku do końca zajmuje się jego sprawami, to może być to zgubne rozwiązanie. Dlaczego? Ponieważ cierpi na tym wydajność i jakość pracy biura. Księgowi o wysokich kwalifikacjach wykonują szereg zadań, które nie wymagają specjalistycznej wiedzy, z kolei pracownicy mający mniejsze doświadczenie mierzą się z trudnymi zadaniami, które z racji mniejszych kompetencji wykonują wolniej. W takim systemie większe jest też ryzyko błędów. Dlatego tendencją, która pojawia się w księgowości, jest podział obowiązków. Wysoko wyspecjalizowani księgowi skupiają się na dekretacji dokumentów i ich księgowaniu, a pozostali zajmują się przyjmowaniem dokumentów, wprowadzaniem ich do programów księgowych, segregacją i archiwizacją. Skoncentrowanie się na mniejszej ilości obowiązków sprzyja zarówno podniesieniu wydajności pracy, jak i zmniejsza ryzyko popełnienia błędów.

Metody pracy

Prowadząc działalność, również biuro rachunkowe, warto zainteresować się popularnymi ostatnio (i dość rewolucyjnymi) metodami pracy dla zespołów. Doskonałym przykładem jest metoda Kanban, która została stworzona do sterowania produkcją, ale szybko okazało się, że sprawdzi się też w wielu innych branżach. Podobnie jak Lean management. Popularne stało się też planowanie pracy na podstawie wykresu Gantta. Wdrożenie takich rozwiązań jest stosunkowo łatwe i przynosi doskonałe efekty, tym bardziej że nie brakuje narzędzi, które ułatwiają organizowanie pracy w oparciu o te metody. Godne uwagi są na przykład programy takie jak Jira, Trello czy GanttPRO. Dzięki nim można wznieść organizację pracy w biurze rachunkowym na wyższy poziom. Wdrażanie nowoczesnych rozwiązań pozwala na zwiększenie wydajności pracy, eliminowanie ryzyka błędów oraz na zyskanie przewagi konkurencyjnej. Bez wątpienia biura, które podążają za aktualnymi trendami w księgowości, mogą być pełnoprawnym partnerem biznesowym dla współczesnych przedsiębiorców. Dlatego ze zmianami nie warto czekać. Digitalizacja, automatyzacja i inne trendy to już nie pieśń przyszłości, a nasza rzeczywistość.