Nowe technologie w księgowości – jak zmieniła się praca księgowych?

Jeszcze do niedawna nieodłącznym atrybutem księgowego był zestaw długopisów, kalkulator oraz sterta papierowych faktur stanowiąca podstawę jego pracy. Obecnie w wielu przypadkach podstawą jego pracy staje się komputer wyposażony w odpowiednie aplikacje. Jak nowoczesne technologie zmieniły podejście do pracy księgowego? Które z nich przyczyniły się do poprawy wydajności i jakości?

Cyfryzacja

Cyfryzacja w przypadku działów księgowych w ostatnich latach poszła znacznie do przodu. Nie tylko z powodu pojawienia się na rynku nowych narzędzi informatycznych, ale również dzięki zmianom w przepisach pozwalającym digitalizować część dotychczasowych obowiązków księgowego. Wystawianie faktur w formie elektronicznej, przesyłane cyfrowo deklaracje podatkowe, e-sprawozdania – to tylko niewielki wycinek rzeczy wprowadzonych przez kolejne nowelizacje przepisów podatkowych. Rzeczy, które znacznie upraszczają codzienne obowiązki w działach rachunkowych oraz przyczyniają się do zredukowania ilości papieru wykorzystywanego w przedsiębiorstwach.

Automatyzacja

Cyfryzacja to jednak nie wszystko. Dużą pomocą, jaką zapewniają nowe technologie w pracy księgowego, jest automatyzacja procesów. Pod tym pojęciem kryje się możliwość usprawnienia i przyspieszenia niektórych działań poprzez zlecenie ich komputerowi. Przykładowo wprowadzanie danych z faktury papierowej może odbywać się dziś np. poprzez zeskanowanie dokumentu i wykorzystanie systemu OCR do sczytania wszystkich niezbędnych informacji. Z drugiej strony – załadowanie do systemu faktury w formie pliku pdf również pozwala automatycznie zaksięgować ją pod określoną pozycją w księdze przychodów i rozchodów. Narzędzia do automatyzacji pracy księgowego służą nie tylko przyspieszeniu wprowadzania faktur do systemu. Dzięki nim możliwe jest również automatyczne tworzenie deklaracji podatkowych, zestawień oraz bilansów. Generowanie tego typu dokumentów trwa ledwie chwilę, co w porównaniu z wielogodzinnym przygotowywaniem tabel jeszcze parę lat temu, brzmi jak spory krok do przodu.

Systemy klasy ERP

Aby automatyzacja procesów księgowych była skuteczna, powinna odbywać się na jednej, pełnej bazie powiązanych ze sobą danych. Taką bazę dostarczają systemy klasy ERP wykorzystywane obecnie w zarówno w małych firmach, jak i potężnych przedsiębiorstwach zatrudniających tysiące pracowników. Dzięki takim narzędziom możliwe staje się kontrolowanie działania i rozwoju biznesu w każdym jego aspekcie. Moduły magazynowe, sprzedażowe, księgowe czy też analityczne łączą się w zakresie systemów ERP w jeden spójny ekosystem pozwalający skutecznie wprowadzać niezbędne dane oraz automatycznie tworzyć wymagane dokumenty na podstawie konkretnych potrzeb księgowego. Systemy ERP stanowią w przedsiębiorstwach swego rodzaju klamrę pomiędzy wszystkimi działami firmy, umożliwiając spinanie wszelkich działań prowadzonych na potrzeby rozwoju biznesu. Możesz sprawdzić jak działa system ERP, testując demo oprogramowania enova365.

Sztuczna inteligencja

Coraz częściej wspomniane wcześniej systemy ERP wyposaża się również w moduły sztucznej inteligencji, zwłaszcza, gdy mówimy o rozwiązaniach analitycznych (np. rozwiązaniach Business Intelligence). Sztuczna inteligencja (posiadająca możliwość uczenia maszynowego, czyli zdolność do samodzielnego wyciągania wniosków na podstawie przetwarzania coraz większej ilości danych) wspomaga księgowego w przygotowaniu raportów, analiz oraz forecastów na podstawie danych gromadzonych w firmowej bazie danych. Dzięki nim jesteśmy w stanie jeszcze skuteczniej badać rentowność przedsięwzięć, poziom sprzedaży oraz wiele innych czynników niezbędnych do podejmowania kluczowych dla rozwoju decyzji biznesowych.

Przyszłość technologii wykorzystywanych w księgowości

Praca księgowego w ciągu ostatniej dekady przeszła niesamowitą metamorfozę. Od stanowiska opierającego się na mozolnym, ręcznym wprowadzaniu danych do systemów (a wcześniej również do fizycznych, papierowych ksiąg), po operatora zaawansowanych systemów informatycznych usprawniających i przyspieszających jego pracę. Czy obecny stan oznacza koniec wpływu nowych technologii na pracę działów księgowych? Bynajmniej. Rozwój narzędzi wspomagających działania biznesowe stale trwa, zapewniając dostęp do jeszcze lepszych, szybszych i dokładniejszych rozwiązań. Z tego powodu przyszłość księgowości to przede wszystkim rozwój sztucznej inteligencji jeszcze lepiej wspomagającej rozliczenia. To również automatyzacja w znacznie większym stopniu niż obecnie, ściągająca z pracownika konieczność wykonywania pewnych powtarzalnych zadań. Możemy więc śmiało przyjąć, że wraz z rozwojem technologii praca księgowego opierać się będzie bardziej na kontroli poprawności pracy systemów księgowych, niż na samym rozliczaniu finansów firmowych. Będzie więc rosło znaczenie kompetencji księgowych i ich rola jako ekspertów i doradców.