Przypomnijmy, że zgodnie z treścią obowiązujących przepisów sprzedawca ewidencjonujący sprzedaż na kasie fiskalnej może wystawić nabywcy fakturę do paragonu tylko wtedy, gdy na paragonie znajdzie się NIP nabywcy. Oczywiście dotyczy to wyłącznie firm, a nie osób prywatnych. Jednocześnie oznacza to więc, że sprzedawca już w momencie rejestrowania sprzedaży musi wiedzieć, czy klient dokonuje zakup jako osoba prywatna czy jako firma. Innymi słowy, sprzedawca sprzedając towar na rzecz osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, musi od razu wystawić paragon z numerem NIP lub fakturę. Z tego obowiązku są wyłączeni jedynie podatnicy, którzy świadczą usługi taksówkarskie. Taksówkarze w dalszym ciągu mogą wystawiać faktury do paragonu na dotychczasowych zasadach, czyli również do tych paragonów, które nie zawierają NIP-u nabywcy.

Faktura na podstawie paragonu

Faktura na podstawie paragonu to swoiste odstępstwo od standardowego sposobu rejestrowania transakcji między przedsiębiorcami. Wszystko dlatego, że co do zasady na kasę fiskalną nabijamy zakupy dokonywane przez osoby fizyczne, z kolei potwierdzeniem zakupów firmowych jest faktura. Przyzwolenie na wystawianie faktur na podstawie paragonu było próbą ograniczenia biurokracji, aby nabywcy mogli ograniczyć liczbę faktur, dzięki fakturom zbiorczym. Jednak możliwość ta często była wykorzystywana niezgodnie intencją ustawodawcy. Dlatego też wprowadzono nowe zasady.

Paragon z NIP nabywcy jako faktura uproszczona

Nie każdy wie, że paragony z NIP nabywcy, które mogą być traktowane jako faktura uproszczona, można było wystawiać już od 2013 roku. Jednak przepis ten pozostawał martwy. Dzięki wprowadzeniu nowych zasad to się zmieniło. Tym samym paragon z nabitym numerem NIP jest sam w sobie zamiennikiem faktury, o ile kwota na paragonie nie przekracza 450 zł brutto. Na jego podstawie podatnik może skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego, jak również zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów. Co ważne, paragonu, który sam w sobie jest fakturą nie tylko nie trzeba zamieniać na zwykłą fakturę, ale nawet nie powinno się tego robić. Dlaczego? Ponieważ w praktyce oznacza to… wystawianie faktury na podstawie faktury. W skutek tego może się nawet okazać, że VAT trzeba będzie zapłacić dwa razy! Dublowanie faktur nie ma zatem żadnego sensu.

Trudności z wpisaniem NIP na paragonie

Choć wpisywanie NIP na paragonie jest logiczne i zrozumiałe, to pojawił się problem techniczny - nie wszystkie kasy fiskalne umożliwiają dokonanie takiej operacji. Mowa oczywiście o kasach starszego typu. Stąd pojawiły się próby wpisywania NIP nabywcy na przykład w stopce. Czy jest to rozwiązanie właściwe? Okazuje się, że nie, gdyż kolejność danych na paragonie fiskalnym nie jest przypadkowa!

Kolejność danych na paragonie

Kolejność danych na paragonie fiskalnym określa Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących. NIP nabywcy powinien być zatem zawarty pod koniec części fiskalnej paragonu, a konkretnie pomiędzy numerem kasy i oznaczeniem kasjera a logo fiskalnym i numerem unikatowym. Z kolei znajdujący się na początku części fiskalnej paragonu numer NIP to zawsze numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy! Do wystawienia paragonu dokumentującego sprzedaż na rzecz firmy nie trzeba podawać żadnych danych poza NIP. Co jednak zrobić, gdy nabywcą jest firma, a sprzedawca nie może wpisać NIP na kasie? W tym wypadku musi od razu wystawić fakturę. Od razu, bo choć sprzedawca zgodnie z przepisami ustawy o VAT fakturę wystawia się nie później niż 15-ego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, to jednocześnie prawo nie dopuszcza sytuacji, że sprzedaży nie dotyczy formalnie potwierdzenie dokonania transakcji.

Korekty i duplikaty faktur

W przypadku paragonów stanowiących fakturę uproszczoną pojawia się problem z ewentualnym dokonywaniem korekt lub duplikatów. Jak wiadomo, przepisy podatkowe przewidują wystawianie korekt i duplikatów faktur, ale w przypadku paragonów jest to zakazane. Okazuje się, że paragon z NIP można skorygować notą korygującą tylko wtedy, gdy sprzedawca zrobił drobny błąd, wpisując na kasie fiskalnej nasz NIP. Jednak w żadnym wypadku braku NIP na paragonie nabywca nie uzupełni za pomocą noty korygującej. Jeszcze trudniej jest z duplikatem faktury uproszczonej, wszystko dlatego, że prawo podatkowe w ogóle nie przewiduje tworzenia duplikatów paragonów. Sankcje za niewłaściwe wystawienie faktur do paragonów Nieprzestrzeganie obowiązujących od tego roku zasad wiąże się z nałożeniem sankcji przez organy podatkowe. Sprzedawca, który wystawi fakturę z numerem NIP do paragonu fiskalnego bez NIP musi się liczyć z dodatkowym zobowiązaniem podatkowym w wysokości stu procent kwoty podatku VAT wykazanej na wystawionej fakturze. To jednak nie wszystko, bo podobne konsekwencje poniesie także nabywca, który w takiej sytuacji bezpodstawnie zaksięgował w ewidencji VAT nieprawidłowo wystawioną fakturę. Podsumowując, podczas zakupów na rzecz firmy warto zadbać o prawidłowe umieszczenie NIP na paragonie, a jeśli okaże się to niemożliwe zawsze można poprosić o wystawienie tradycyjnej faktury bez rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej, dzięki czemu unikniemy nieporozumień.