Jakie są rodzaje dowodów księgowych?

Mianem dowodów księgowych określamy zbiór dokumentów wymienionych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26.08.2003 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z zapisem należą do nich:

• faktury (VAT, VAT marża, VAT RR oraz wykonywane metodą kasową),
• dokumenty celne,
• rachunki, faktury i noty korygujące,
• dzienne zestawienia dowodów sprzedaży (np. zestawienie faktur sprzedażowych z danego dnia zaksięgowane zbiorczym zapisem),
• noty księgowe,
• dowody opłat bankowych i pocztowych,
• dowody wpłat wykonywanych przy pomocy książeczek opłat,
• dowody wewnętrzne (jedynie w ściśle określonych sytuacjach),
• paragony (jw.),
• opisy lub specyfikacje (np. materiałów lub towarów).

Kiedy dokument może być uważany za dowód księgowy?

Aby stać się dowodem księgowym, dokument musi posiadać odpowiedni zestaw danych. Są to:

• dane wystawcy (ewentualnie dane stron uczestniczących w transakcji),
• data wystawienia dowodu (ewentualnie data wykonania danej usługi),
• przedmiot (nazwa przedmiotu/usługi, jego wartość i określenie ilości),
• podpisy osób uprawnionych,
• indywidualny numer pozwalający na powiązanie dokumentu z odpowiednim zapisem w księgach.

Kiedy paragony i dowody wewnętrzne są uważane za dowód księgowy?

Na liście dowodów księgowych zamieściliśmy informację, że paragony i dowody wewnętrzne mogą być uznane za dowody księgowe jedynie w ściśle określonych sytuacjach.

Jeśli chodzi o paragon fiskalny, jako dowód księgowy traktuje się go w sytuacji, w której kupujemy środki czystości, bhp, materiały biurowe lub gdy dokumentujemy wydatki na paliwo i olej (te ostatnie wyłącznie gdy są dokonane za granicą). Wtedy możemy zaksięgować paragon poprzez dowód wewnętrzny (bez możliwości odliczenia VAT) spinając go z wydrukiem powyższego dowodu i przechowując w dokumentacji firmowej. Za dowód księgowy może być uznany również paragon otrzymany podczas opłat za przejazd autostradą. Musi on jednak zawierać unikalny numer, datę wystawienia, nazwę sprzedawcy, numer NIP sprzedawcy, informację o rodzaju usługi (w tym wypadku powinna się tam znaleźć informacja, że opłata dotyczy przejazdu autostradą), kwotę podatku i całkowitą kwotę do zapłaty. Paragon posiadający powyższe dane traktowany jest na równi z fakturą VAT i umożliwia odliczenie opłaconego podatku.