W niektórych zawodach – takich jak przedstawiciele handlowi czy dostawcy – wykonywanie obowiązków pracowniczych bez korzystania z pojazdu byłoby praktycznie niemożliwe. Z kolei dla menedżerów wyższego szczebla służbowy samochód może być elementem wynagrodzenia. Różne funkcje, odpowiedni dla nich prestiż – to niektóre z elementów, jakie trzeba brać pod uwagę przy konstruowaniu floty samochodowej.

Dobór aut powinien być poprzedzony dokładną analizą potrzeb i możliwości finansowych firmy. Nie zawsze i nie na wszystkim warto oszczędzać. Kluczowe są: funkcjonalność pojazdu (np.: jego pakowność, klimatyzacja) oraz stosunek jakości do ceny. Pod uwagę trzeba wziąć także koszty eksploatacji (paliwo, usługi serwisowe, zakup części), długość gwarancji czy dostępność serwisu. W przypadku aut dla pracowników wyższego szczebla ważny jest prestiż marki. Warto też zastanowić się nad wyborem jednego dilera na wiele lat – w takiej sytuacji można liczyć na dodatkowe rabaty. Koniecznie trzeba też zwrócić uwagę na wartość rezydualną (końcową), czyli prognozowaną cenę, za jaką będzie można odsprzedać samochód po zakończeniu jego eksploatacji.

Najprostszym sposobem kupna wydaje się nabycie pojazdów za gotówkę, jest to jednak mało prawdopodobne, jeżeli budujemy większą flotę. Przedsiębiorcy wolą też inwestować bieżące środki, a po finansowanie zwrócić się do odpowiedniej instytucji. Kolejna możliwość to wzięcie kredytu. Jego zaletą jest niewątpliwie to, że nie musi się on wiązać z obowiązkowym wkładem własnym, a odsetki i koszty (ale nie wartość kapitału!) można wrzucić w koszty uzyskania przychodu. Warto jednak dobrze to wszystko policzyć, bo wielu właścicieli firm czy zarządzających flotą za korzystniejsze rozwiązanie uznaje leasing.

W przypadku tzw. leasingu operacyjnego przyszły użytkownik wnosi wkład własny, co niewątpliwie jest pewnym obciążeniem. Tę kwotę można jednak wrzucić w koszty, podobnie jak całość płaconych rat. Co ciekawe, dwukrotnie można odliczać podatek VAT – raz przy rozliczaniu początkowej wpłaty i rat leasingowych, a drugi przy wykupieniu auta, co według prawa jest odrębną transakcją. Leasing nie obniża też zdolności kredytowej, a formalności przy zawieraniu umowy są minimalne.

Ciekawym rozwiązaniem jest również wynajem długoterminowy (tzw. full service leasing). To coraz bardziej popularna forma korzystania z auta, gdy firma leasingowa bierze na siebie również świadczenie dodatkowych usług: serwisu, ubezpieczenia, dostarczenia samochodów zapasowych itp. Klient odprowadza jedynie stałą ratę, na której wysokość wpływa wartość rezydualna samochodu. Może przy tym oczywiście odliczać VAT i wrzucać opłaty w koszty. Nie musi natomiast wykupić auta po zakończeniu okresu jego wynajmu – pozostaje ono własnością leasingodawcy. Ten sposób korzystania z pojazdów jest wybierany przede wszystkim przez duże firmy. Nie znaczy to jednak, że nie powinny o nim pamiętać również małe i średnie przedsiębiorstwa – w końcu racjonalne budowanie floty i zarządzanie nią docelowo mają służyć właśnie rozwijaniu biznesu.