Urlop bezpłatny może być udzielony wyłącznie na pisemny wniosek zatrudnionego, przy czym uzasadnienie prośby nie jest konieczne. Decyzja o przyznaniu wolnego należy wyłącznie do pracodawcy; jeżeli będzie odmowna, nie można się od niej odwołać. Błędne jest przy tym myślenie, że o urlop bezpłatny można wnioskować tylko wtedy, gdy wykorzystało się cały przysługujący na dany rok urlop wypoczynkowy. W rzeczywistości nie ma to znaczenia, trzeba jedynie pamiętać, że urlop bezpłatny – podczas którego nie nabywa się prawa do świadczeń pracowniczych – zmniejsza proporcjonalnie wymiar pozostałego urlopu wypoczynkowego o 1/12 za każdy miesiąc.

W czasie urlopu bezpłatnego pracownik pozostaje w stosunku pracy, ale nie przysługuje mu wynagrodzenie, nie są też odprowadzane za niego składki do ZUS-u. Pracodawca musi jednak składać w tym czasie raporty ZUS RSA z podanym okresem przerwy w płaceniu składek i wpisanym kodem wskazującym na przyczynę. Raporty składa się miesięcznie przez cały okres trwania urlopu.

Niestety, zawieszana jest między innymi składka chorobowa. Jeżeli więc osoba na urlopie bezpłatnym stanie się niezdolna do pracy, nie będzie miała prawa do zasiłku chorobowego. Nie może też korzystać z innych świadczeń, np.: zasiłku macierzyńskiego czy tzw. wynagrodzenia chorobowego (choć będą one obowiązywały po zakończeniu urlopu). Warto przy tym pamiętać, że zwolnienie lekarskie nie przerywa urlopu bezpłatnego – inaczej, niż ma to miejsce przy urlopie wypoczynkowym.

Co do zasady, urlop bezpłatny nie jest też zaliczany do stażu pracy, od którego zależą inne świadczenia pracownicze, np. wymiar urlopu wypoczynkowego. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy osoba przebywająca na urlopie bezpłatnym ma w tym czasie pracować w innej firmie. Pracodawcy zawierają wtedy pisemne porozumienie, a urlop wlicza się do okresu wpływającego na świadczenia u głównego pracodawcy.

Wbrew pozorom uzyskanie urlopu bezpłatnego wcale nie gwarantuje spełnienia marzeń np. o podróży dookoła świata. Jeżeli urlop został udzielony na dłużej niż 3 miesiące, pracodawca ma prawo w każdej chwili go przerwać, nawet jeżeli minęło dopiero kilka dni wolnego. Pracownik, który nie stawi się wtedy w firmie, może zostać zwolniony w trybie dyscyplinarnym. Urlop krótszy niż 3 miesiące nie może być przerwany, chyba że strony wcześniej uzgodniły taką możliwość. Od woli obu stron zależy również anulowanie urlopu – pracownik składa odpowiedni wniosek, ale to szef musi go zaakceptować.

Po zakończeniu urlopu bezpłatnego zatrudniony stawia się w pracy, a pracodawca ma obowiązek go przyjąć. Bywa, że po kilku miesiącach laby powrót do obowiązków wydaje się trudnością nie do pokonania. Warto jednak się zmobilizować, bo osoba, która sama przedłuży sobie wolne, może zostać zwolniona bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych. A informacja o zwolnieniu dyscyplinarnym nie przedawnia się i zostaje w dokumentach pracownika już na zawsze.